Administrative Assistant, Bogota Colombia/Auxiliar Administrativo, Bogota, Colombia

Bogotá, Colombia
Full Time
LAC
Entry Level

The Center for International Private Enterprise (CIPE) strengthens democracy around the globe through private enterprise and market-oriented reform. CIPE is one of the four core institutes of the National Endowment for Democracy and an affiliate of the U.S. Chamber of Commerce. Since 1983, CIPE has worked with business leaders, policymakers, and civil society to build the institutions vital to a democratic society. CIPE’s key program areas include enterprise ecosystems, democratic governance, business advocacy, anti-corruption & ethics, and trade.

Position: Administrative Assistant, Bogota Colombia

Reports To: Finance Manager, LAC Region

Scope: The Administrative Support Professional will support CIPE's logistical, accounting and human talent activities for programs implemented in the Colombia Office and also support the Latin American and Caribbean (LAC) region.  The position is based in Bogota, Colombia.

Responsibilities:

  • Support the human management process regarding staff welfare, affiliations to social security systems in Colombia, settlement of contributions to these systems and the payroll preparation with any staff-related changes to report.
  • Support the performance of general and minor purchases in accordance with CIPE’s procedures.
  • Support logistics management including travel authorizations, hotel reservations or other spaces, transportation, and food for the development of events.
  • Maintain documentation related to third parties long with the appropriate processing of their personal data.
  • Support inventory maintenance and fixed asset control activities in accordance with CIPE’s procedures.
  • Support the preparation of payments to third parties for Latin America and the Caribbean
  • Support CIPE’s tax settlement in Colombia.
  • Support the preparation of financial and tax reports.
  • Perform CIPE’s bank reconciliations in Colombia.
  • Record accounting information in accordance with the applicable laws.

Qualifications:  

  • Education (required): Degree in Accounting, Finance, Industrial Engineering, Business Administration or other related.
  • Required experience: two years in administrative and accounting management (professional practice will be considered within this requirement, if applicable).
  • Professional fluency in Spanish and English (B2), written and spoken.
  • Proven experience in administrative and financial management.
  • Excellent attention to detail, analytical and financial skills.
  • Ability to coordinate activities with multiple parties involved.
  • Strong organizational, interpersonal and communication skills.
  • Proficient in MS Office, specifically Excel and PowerPoint.
  • Proficient in accounting and payroll management software systems.
  • Proactive problem solving in an innovative way.

 

CIPE offers a salary competitive with other international non-governmental organizations.


Applications will be accepted and interviews will be conducted on an ongoing basis until the position is filled. Only candidates selected for an interview will be contacted. No phone calls or emails, please.


CIPE is an Equal Opportunity Employer.

 

Auxiliar Administrativo

Descripción general de la Organización

El Centro para la Empresa Privada Internacional (CIPE) fortalece la democracia en todo el mundo a través de reformas orientadas a la empresa privada y al mercado. CIPE es uno de los cuatro institutos del National Endowment for Democracy y afiliado a la Cámara de Comercio de los Estados Unidos. Desde 1983, CIPE ha trabajado con líderes empresariales, responsables políticos y sociedad civil para construir las instituciones vitales para una sociedad democrática. Las áreas clave de programa del CIPE incluyen ecosistemas empresariales, gobernanza democrática, promoción empresarial, lucha contra la corrupción y ética y comercio.

 

Posición: Auxiliar Administrativo, Oficina de Colombia en Bogotá

Reporta a: Gerente de Finanzas, Región LAC

 

Alcance:  el Auxiliar Administrativo apoyará las actividades logísticas, contables y de talento humano de CIPE para los programas implementados en la Oficina de Colombia y también apoyará la región de América Latina y el Caribe. La posición tiene su sede en Bogotá, Colombia.

 

Responsabilidades:

  • Apoyar el proceso de gestión humana en materia de bienestar del personal, afiliaciones a los sistemas de seguridad social en Colombia, liquidación de aportes a estos sistemas y elaboración de nóminas con cualquier cambio relacionado con el personal a reportar.
  • Apoyar la realización de compras generales y menores de acuerdo con los procedimientos de la CIPE.
  • Apoyar la gestión logística incluyendo autorizaciones de viaje, reservas de hotel u otros espacios, transporte y alimentación para el desarrollo de eventos.
  • Conservar la documentación relacionada con terceros siempre que se realice el debido tratamiento de sus datos personales.
  • Apoyar las actividades de mantenimiento de inventario y control de activos fijos de acuerdo con los procedimientos de CIPE.
  • Apoyar la preparación de pagos a terceros para América Latina y el Caribe.
  • Apoyar la liquidación de impuestos de CIPE en Colombia.
  • Apoyar en la elaboración de informes financieros y fiscales.
  • Realizar las conciliaciones bancarias de CIPE en Colombia.
  • Registrar la información contable de conformidad con las leyes aplicables.

Calificaciones:

  • Educación (requerida): profesional en Contabilidad, Finanzas, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas u otras afines.
  • Experiencia requerida: dos años en gestión administrativa y contable (se considerará dentro de este requisito la práctica profesional, si corresponde).
  • Fluidez profesional en español e inglés (B2), escrito y hablado.
  • Experiencia comprobada en gestión administrativa y financiera.
  • Excelente atención al detalle, habilidades analíticas y financieras.
  • Habilidad para coordinar actividades con múltiples partes involucradas.
  • Fuertes habilidades organizacionales, interpersonales y de comunicación.
  • Dominio de MS Office, específicamente Excel y PowerPoint.
  • Competente en sistemas de software de gestión de nómina y contabilidad.
  • Resolución proactiva de problemas de forma innovadora.

 

CIPE ofrece un salario competitivo con otras organizaciones no gubernamentales internacionales.

 

Las solicitudes serán aceptadas y las entrevistas se llevarán a cabo de forma continua hasta que se elija el candidato del cargo. Solo se contactará a los candidatos seleccionados para una entrevista. No hacer llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos, por favor.

 

CIPE es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.

 

 

 

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